いかに鞄とオフィスを連動させるか

最近はモバイル機器の発達により「ノマドワーカー」という言葉がある。コーヒーショップであろうと空港の待合所であろうと、リゾートのプールサイドであろうと、どこで仕事ができるからだ。

しかしだからといって鞄を「動くオフィス」などと考えてはいけないというのが私の主張だ。なぜなら、鞄の機能はモノを運んだり、中身を保護することだからである。

つまり、鞄はいかにモノを運びやすくするのか、そして中身を保護するのかを最優先させるべきであって、これ以外の機能を付与させようとすると、本来の目的からどんどん外れていく。これが鞄を重くて運びにくくしたり、扱いにくくしてしまう要因となる。

もし、鞄とオフィスの関係で重要視することがあるとすれば、鞄とオフィスをいかにうまく連動させるか。ポイントはここに集約される。

たとえば営業マンのあなたが、朝のオフィスで外に飛び出していく準備をしているとしょう。今日の訪問予定はA社、B社、C社の三社で、当然のことながら各社で用件もそれぞれに異なっている。必要なパンフレットやカタログ、資料やデータ、文具類などを、思いつくままに鞄の中に放りこんでいけば、そこそこ時間がかかるし、ついうっかりと忘れ物をしてしまう。また、客先でゴソゴソと鞄の中を探し回るといった不様なことにもなりかねない。

これは、鞄とオフィスが連動していないという証拠である。では、どう連動させていけばよいのだろうか。

まず、オフィスで仕事に必要なモノのすべてをユニット化してしまうことだ。たとえば、文具類なら、筆記具や雑貨を一つのケースにまとめてユニットをつくる。ノート、メモ、スケジュール表、アドレス帳、伝票類、もらった名刺、予備の名刺なども、一つのユニットになるようにまとめてしまう。

このためのハードケース、ソフトケース、あるいはファイルなどは百均ショップや文具店、ファンシーショップなどを小まめに回れば見つかる。さらに、商談に必要なアイテムも、客先別に現在進行形(不要になったものはどんどん取り除いていく)で一つにまとめてユニットにする。これには、会社の大型封筒を使ってもいいし、クリアファイルのカラーで分別するという方法もある。

この一つひとつのユニットの整理整頓ならびに内容の確認は、移動時間や空き時間を使って済ませてしまう。

こういうライフハックは、鞄選びと連動してくる。

ここでの重要なポイントは、これらのユニットのオフィスでの置き場所を固定させてしまうことだ。すなわち、定位置を決めておくということ。こうすれば、当日必要なユニットをいくつかまとめて鞄に放りこむだけで、すぐに外に飛び出していける。

名づけて「サンダーバード二号作戦」(ああ、これじゃ50歳台以上じゃないとピンと来ないね)。これこそが仕事の効率を高めると同時に、鞄とオフィスを連動させる基本的なノウハウである。

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