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抜群に仕事の効率を高める鞄のユニット収納法

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  • 投稿者太田垣

ビジネスマンでも仕事の中身が違ってくるが、たとえば外回りが中心となる営業マンは、仕事の効率アップを最優先させた鞄選びと、収納方法を考えるべきであろう。

もちろん、業種や担当しているテリトリーの範囲、一日に訪問件数、通勤方法、営業活動にクルマを使うのか、そうでないのかによって、選ぶ鞄や収納方法が違ってくる。通勤を含めてほとんど丸一日クルマに乗っているような営業マンなら、鞄の大きさについてほとんど制約を受けることはないが、通勤にも、営業活動にもクルマを使わないというのであれば、次のような注意が欠かせない。

まず「鞄を多目的に使うな」という鉄則を厳守すること。つまり、通勤用と営業用の鞄を分けてしまうことが一番のポイントなのだ。

いくら鞄は大きくなれば大きくなるほど使い勝手がよくないと言っても、営業用に使う鞄はある程度の大きさが必要である。しかも、中身のことを考えるとアタッシュケースのように素材自体がハードなものか、素材は布や革であっても、形が崩れないよう内側にがっちりとした枠の入ったものを選ぶことになる。

だが、通勤ラッシュにこれほど厄介なものはない。始発駅から乗車するので、座席と網棚が必ず確実に確保できるというのならまだしも、そうでない人にとって、重くてかさばる大きな鞄は通勤には不向きだ。通勤には、小型のソフトなショルダーバッグが最適である。

考えてみればわかることだが、通勤用と営業用の鞄の中身でそれほど重複するものはない。客先へ直行直帰という事情でもないかぎり、通勤にまで営業用の大き目の鞄を持ち歩かなければいけないという合理的な理由は何もないはずである。

加えて2つの鞄を分けることにより、昨今問題になっている「自宅で仕事をやってしまう」「持ち出し禁止の情報を持ち出してしまう」という2つの問題をクリアにしてくれるという効果もある。

一方の営業用の鞄に関する収納については、会社の大型の封筒を最大限に利用するというという手がある。

訪問先別に、必要な書類やデータ、伝票類、パンフレットなどは一まとめにして紙袋に入れ、表に相手先の名前を書いておく。これを訪問順に鞄に収納しておく。たったこれだけのことで、瞬時に必要なものが取り出せる。

ユニット収納法といっても、むずかしく考える必要はまったくない。その具体的な手順を紹介していこう。

仮に、今日あなたはお得意先を三社訪問する予定があるとしよう。一社目のA社は今回初めて訪問する。二社目のB社は前回提出した提案書の検討結果の打ち合せ。三社目のC社では見積書のOKが出て、売買契約書を取り交わすことになっている。

こうしたアプローチ、商談、打ち合せ、契約を行うにあたって、絶対に欠かすことのできない資料、データ、書類、伝票を含め、サンプル、ツール類などを、あらかじめ郵便や宅配便を使って先方に送っておくとすれば、何と何が必要になるのか。これをイメージして、お得意先別に紙袋に詰めていく。

同時に、この資料を使ってこういう説明をしようとか、データはこの順番でみてもらうと理解してもらいやすいといったように、仕事の段取りなども決めていくようにすれば、鞄の効率的な収納とともに、仕事の下準備までできてしまうのである。

それぞれの紙袋が用意できたら、紙袋の左上に社名を書いて、空っぽの鞄の中にC社、B社、A社の順に詰めていく。そして、筆記具、電卓、印鑑、その他必要な文具類は、小型のポーチかプラスチック製のハードケースなどにひとまとめにし、鞄の中での定位置を決めておけば、お得意先では、その紙袋と文具セットを取り出すだけで、すぐに商談、打ち合せ、契約などに入れるというわけだ。

さらに、何枚か未使用の紙袋(自社の社名入りの大型封筒)を用意し、お得意先から提供されたパンフレットや資料、データなどを会社別にひとまとめにしておけば、後で探し回ったり、混乱することもない。

鞄の機能というのは、収納したものを保護することと、持ち運びやすくすることの二点である。この機能を活かすためには、中身がきちんと整理されていなければならない。このユニット収納法こそ、ビジネスマンが鞄の機能を最大限に発揮させ、仕事を効率的にこなしていくための最善のノウハウである。

客先別に必要なビジネスのツールを一まとめにしておくという「ユニット収納法」は、鞄の機能を最大限に活かし、ビジネスを最も効率的に進めていく方法である。だが、会社の封筒では中身が見えないとか、すぐにヨレヨレになってしまうといった問題点がある。

もっとスタイリッシュにやりたいというビジネスマンなら、百均ショップでも手に入るクリアファイルをはじめ、各種の透明ファイル帳を使ってみるのも一つの方法だ。カラーも、無色だけではなく赤、黄、青などが揃っているので、客先別の管理もしやすい。

ほかにも、百均ショップにはさまざまな種類のプラスチックケース、ファスナーつきのソフトケースや袋物もある。こうした小物類や小道具をうまく利用すれば、鞄の整理も行き届いて、鞄の使い勝手もグンとよくなる。

たとえば、仕事で使った経費の領収書やレシートなどは、あっちこっちに散乱してしまう代表だが、これも百均ショップで売っている薄型のプラスチックケースや学童用の連絡袋などに保存するようにすれば清算しやすい。ほかにも、薬、きずテープ、歯磨きガムなどの細々としたものも一つのケースにまとめてしまう。

百均ショップだけではなく、文具店、ファンシーグッズ店もたまには覗いてみたい。

上図は領収書ホルダー。蛇腹式になっていて、目的別に分けて入れることができる。これがあれば、会社と個人の領収書を分けるにも便利である。あるいは、プロジェクトごとに分けるといったことも簡単にできる。

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